BOEKINGSBELEID
Aqua Mind Athletics
Versie 1.0
Datum: 08-07-2026
1. Toepasselijkheid
Dit boekingsbeleid is van toepassing op boekingen voor trainingen, programma’s, memberships, Private Performance, bedrijfstrainingen, teamtrainingen en andere diensten van Aqua Mind Athletics.
Dit beleid vormt een aanvulling op de Algemene Voorwaarden, de Veiligheids- en Deelnamevoorwaarden en de Privacyverklaring van Aqua Mind Athletics.
Bij maatwerk kan een schriftelijk voorstel, een offerte of een boekingsbevestiging aanvullende afspraken bevatten. Wanneer daarin uitdrukkelijk van dit beleid wordt afgeweken, geldt voor dat specifieke onderdeel de schriftelijk bevestigde afspraak, voor zover deze rechtsgeldig is.
2. Informatie vóór de boeking
De actuele informatie over een training, programma of traject wordt vóór het afronden van de boeking bekendgemaakt.
Deze informatie kan onder andere bestaan uit:
-
de inhoud van de dienst;
-
de totale prijs en toepasselijke btw;
-
de beschikbare betaalmogelijkheden;
-
het aantal sessies;
-
de locatie;
-
de trainingsdata en tijden;
-
de beschikbare groep;
-
de duur van het programma of traject;
-
de deelnamevoorwaarden;
-
de annuleringsvoorwaarden; en
-
eventuele aanvullende kosten.
De deelnemer is verantwoordelijk voor het controleren van deze informatie voordat de boeking wordt afgerond.
3. Totstandkoming van de boeking
Een boeking komt tot stand nadat:
-
het online boekingsproces correct is afgerond of een schriftelijk voorstel is aanvaard;
-
de vereiste betaling of eerste termijn succesvol is verwerkt, tenzij schriftelijk anders is afgesproken; en
-
Aqua Mind Athletics de boeking elektronisch of schriftelijk heeft bevestigd.
Het ontvangen van alleen een betaalverzoek, offerte of aanvraagbevestiging betekent niet automatisch dat een plaats definitief is gereserveerd.
Bij Private Performance, bedrijfstrainingen, teamtrainingen en andere maatwerkdiensten komt de overeenkomst tot stand nadat het persoonlijke voorstel of de offerte schriftelijk is aanvaard en aan de daarin opgenomen betalingsvoorwaarden is voldaan.
Aqua Mind Athletics mag een boeking weigeren of terugdraaien wanneer:
-
onjuiste of onvolledige informatie is verstrekt;
-
niet aan de deelname- of veiligheidseisen wordt voldaan;
-
een betaling niet correct is verwerkt;
-
de beschikbare capaciteit is overschreden;
-
deelname een onaanvaardbaar veiligheidsrisico oplevert; of
-
sprake is van een kennelijke fout in het aanbod, de planning of de prijs.
Wanneer een boeking zonder tekortkoming van de deelnemer niet kan worden geaccepteerd, worden ontvangen bedragen voor de niet-geleverde dienst terugbetaald.
4. Betaling
De actuele totale prijs, betaalwijze en eventuele aanvullende kosten worden vóór het afronden van de boeking weergegeven.
Betaling vindt plaats via de betaalmogelijkheden die bij de betreffende dienst worden aangeboden.
Een programma kan, wanneer dit bij de boeking wordt aangeboden, in één keer of in vooraf vastgestelde termijnen worden betaald.
Betaling in termijnen is uitsluitend een gespreide betalingsregeling voor dezelfde totale overeengekomen programmaprijs. Het is geen maandelijks opzegbaar abonnement.
Bij termijnbetaling ontstaat bij het aangaan van de overeenkomst de betalingsverplichting voor het volledige geboekte programma, behoudens wettelijke rechten en schriftelijk overeengekomen uitzonderingen.
De betaalmomenten worden vóór het afronden van de boeking of in het bijbehorende betaalschema bekendgemaakt.
Een Performance Membership is een afzonderlijke terugkerende overeenkomst met eigen informatie over prijs, minimale looptijd, betaalmomenten, verlenging en opzegging.
5. Mislukte of achterstallige betaling
De deelnemer of opdrachtgever is verantwoordelijk voor een tijdige en succesvolle betaling.
Wanneer een betaling of termijn niet succesvol wordt verwerkt, kan Aqua Mind Athletics:
-
een betalingsherinnering sturen;
-
een aanvullende betalingstermijn geven;
-
deelname tijdelijk opschorten zolang de betalingsachterstand voortduurt; en
-
na het volgen van de wettelijk vereiste procedure wettelijke rente en toegestane incassokosten in rekening brengen.
Wanneer de deelnemer een consument is, volgt Aqua Mind Athletics eerst de wettelijk verplichte kosteloze aanmaningsprocedure voordat incassokosten in rekening worden gebracht.
Opschorting of beëindiging van deelname wegens een betalingsachterstand beëindigt reeds ontstane betalingsverplichtingen niet automatisch, voor zover dit wettelijk is toegestaan.
Een consument moet vóór incassokosten minimaal één kosteloze betalingsherinnering ontvangen en vervolgens veertien dagen de gelegenheid krijgen om alsnog te betalen.
6. Bedenktijd en herroeping
Voor overeenkomsten die online of op afstand met een consument worden gesloten, gelden de toepasselijke wettelijke regels over bedenktijd en herroeping.
Aqua Mind Athletics vermeldt vóór het afronden van de boeking:
-
of voor de betreffende overeenkomst een wettelijk herroepingsrecht geldt;
-
hoe een eventuele bedenktijd kan worden gebruikt; of
-
waarom een wettelijke uitzondering van toepassing is.
Wanneer een wettelijk herroepingsrecht geldt, kan de consument binnen de toepasselijke termijn gebruikmaken van de aangeboden online herroepingsmogelijkheid of een duidelijke schriftelijke verklaring aan Aqua Mind Athletics sturen.
Wanneer de consument uitdrukkelijk vraagt om de dienstverlening tijdens een toepasselijke bedenktijd te laten beginnen, kunnen kosten verschuldigd zijn voor het deel dat al is uitgevoerd, voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.
Niets in dit boekingsbeleid beperkt wettelijke consumentenrechten die niet rechtsgeldig kunnen worden uitgesloten.
7. Annulering door de deelnemer
Een annulering moet zo snel mogelijk schriftelijk aan Aqua Mind Athletics worden doorgegeven.
Na het verstrijken van een eventueel wettelijk herroepingsrecht, of wanneer rechtsgeldig geen herroepingsrecht bestaat, geeft annulering door de deelnemer niet automatisch recht op volledige of gedeeltelijke restitutie.
Een boeking kan betrekking hebben op een volledig programma, traject, gereserveerde plaats of speciaal voor de deelnemer ingeplande dienst. Annulering of voortijdige beëindiging beëindigt daarom niet automatisch de resterende
betalingsverplichting.
Bij de beoordeling van een annulering kan rekening worden gehouden met:
-
het moment waarop wordt geannuleerd;
-
reeds geleverde diensten;
-
reeds gemaakte kosten;
-
de mogelijkheid de gereserveerde plaats opnieuw te vullen;
-
de aard en duur van de overeenkomst;
-
de reden van annulering; en
-
de toepasselijke wettelijke rechten.
Aqua Mind Athletics kan schriftelijk instemmen met:
-
plaatsing in een andere beschikbare groep;
-
overdracht aan een geschikte vervangende deelnemer;
-
een tegoed;
-
een aangepaste planning;
-
een andere passende oplossing; of
-
een volledige of gedeeltelijke financiële afhandeling.
Een dergelijke oplossing is pas geldig nadat Aqua Mind Athletics deze schriftelijk heeft bevestigd.
8. Overdracht van een boeking
Een boeking is persoonsgebonden en kan alleen na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van Aqua Mind Athletics worden overgedragen.
De voorgestelde vervangende deelnemer moet aan alle deelname-, intake- en veiligheidseisen voldoen.
Aqua Mind Athletics mag een overdracht weigeren wanneer:
-
de vervangende deelnemer niet aan de voorwaarden voldoet;
-
overdracht administratief of operationeel niet meer mogelijk is;
-
het programma al is begonnen; of
-
de overdracht gevolgen heeft voor de veiligheid of groepssamenstelling.
Een overdracht is pas definitief nadat Aqua Mind Athletics deze schriftelijk heeft bevestigd.
9. Te laat arriveren
De deelnemer is verantwoordelijk voor aanwezigheid op de gecommuniceerde aankomsttijd.
Ontvangst, registratie, omkleden en de veiligheidsbriefing kunnen verplichte onderdelen van een training zijn.
Wanneer een deelnemer te laat arriveert en daardoor essentiële instructies of de veiligheidsbriefing mist, mag de trainer besluiten dat deelname aan die sessie niet langer veilig of verantwoord is.
In dat geval wordt de sessie behandeld als een gemiste sessie.
10. Gemiste sessies en no-show
Wanneer een deelnemer een sessie niet kan bijwonen, moet dit zo vroeg mogelijk aan Aqua Mind Athletics worden gemeld.
Bij afwezigheid van de deelnemer:
-
vervalt de betreffende sessie;
-
bestaat geen standaard individueel inhaalrecht;
-
wordt geen afzonderlijke restitutie verleend; en
-
blijft de boeking van het volledige programma of traject in stand.
Dit geldt ook wanneer een deelnemer zonder voorafgaande kennisgeving niet verschijnt.
Een programma wordt gereserveerd en verkocht als volledig traject en wordt niet opnieuw berekend op basis van het aantal daadwerkelijk bijgewoonde sessies.
Wanneer Aqua Mind Athletics zelf een sessie wijzigt of annuleert, geldt de regeling uit artikel 12 van dit boekingsbeleid.
11. Minimumaantal deelnemers en groepsindeling
Aqua Mind Athletics kan voor trainingen en programma’s een minimum- en maximumaantal deelnemers hanteren.
Wanneer het benodigde minimumaantal niet tijdig wordt bereikt, kan Aqua Mind Athletics:
-
de start uitstellen;
-
een plaats in een andere beschikbare groep aanbieden;
-
groepen samenvoegen wanneer dit veilig en passend is;
-
het programma naar een ander startmoment verplaatsen;
-
een passend alternatief aanbieden; of
-
de betreffende groep of het programma annuleren.
Deelnemers worden hierover zo snel mogelijk geïnformeerd.
Wanneer Aqua Mind Athletics het volledige programma annuleert en de deelnemer niet instemt met een aangeboden passend alternatief, worden ontvangen bedragen voor het niet-geleverde programma terugbetaald.
12. Wijziging of annulering door Aqua Mind Athletics
Aqua Mind Athletics mag een training, sessie, planning, trainer, groep of locatie wijzigen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is.
Mogelijke redenen zijn onder andere:
-
ziekte of onbeschikbaarheid van een trainer;
-
onbeschikbaarheid of sluiting van de trainingslocatie;
-
technische problemen;
-
veiligheidsredenen;
-
wijzigingen vanuit de accommodatie;
-
onvoldoende deelnemers; of
-
andere omstandigheden die uitvoering op de oorspronkelijke wijze onmogelijk of onverantwoord maken.
Aqua Mind Athletics probeert bij wijziging of annulering eerst een van de volgende oplossingen aan te bieden:
-
een vervangende datum;
-
een vervangende trainer;
-
een andere geschikte locatie;
-
plaatsing in een andere groep; of
-
een ander passend alternatief.
Wanneer het volledige geboekte aanbod definitief niet kan worden geleverd en geen passend alternatief wordt aanvaard, worden ontvangen bedragen voor het niet-geleverde deel terugbetaald.
Een deelnemer hoeft een wezenlijke wijziging die een aanzienlijk nadeel veroorzaakt niet zonder meer te accepteren.
13. Overmacht en veiligheid
Aqua Mind Athletics mag een activiteit wijzigen, opschorten, verplaatsen of annuleren wanneer uitvoering door overmacht of veiligheidsomstandigheden tijdelijk of blijvend onmogelijk of onverantwoord wordt.
Daaronder kunnen onder andere vallen:
-
onverwachte sluiting of onbeschikbaarheid van de trainingslocatie;
-
ernstige ziekte of uitval van essentiële medewerkers;
-
noodsituaties;
-
overheidsmaatregelen;
-
extreme weersomstandigheden;
-
technische storingen;
-
uitval van nutsvoorzieningen;
-
epidemieën of infectie-uitbraken; en
-
andere omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van Aqua Mind Athletics.
Aqua Mind Athletics informeert deelnemers zo snel mogelijk over de gevolgen en vervolgstappen.
Wanneer uitvoering definitief onmogelijk wordt, wordt het niet-geleverde deel afgehandeld volgens de Algemene Voorwaarden, de toepasselijke wetgeving en de omstandigheden van het geval.
14. Private Performance en maatwerk
Private Performance, bedrijfstrainingen, teamtrainingen en andere maatwerkdiensten zijn uitsluitend beschikbaar op aanvraag.
De inhoud, prijs, planning, locatie, betaalwijze, groepsgrootte en annuleringsvoorwaarden worden vooraf opgenomen in een persoonlijk voorstel, offerte of schriftelijke bevestiging.
Een aanvraag verplicht Aqua Mind Athletics niet tot het aanbieden of uitvoeren van een traject.
Aanvullende afspraken in een geaccepteerde offerte of schriftelijke overeenkomst gelden voor het betreffende maatwerktraject.
15. Performance Membership
Het Performance Membership is een afzonderlijk vervolgaanbod en maakt geen deel uit van een eerder geboekt programma.
De actuele inhoud, prijs, frequentie, minimale looptijd, betaalmomenten, verlenging en opzeggingsvoorwaarden worden vóór het aangaan van de membershipovereenkomst bekendgemaakt.
Termijnbetalingen van een vast programma mogen niet worden verward met een Performance Membership.
Het Membership is persoonlijk en niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming overdraagbaar.
16. Dubbele betalingen en terugbetalingen
Wanneer een deelnemer aantoonbaar tweemaal voor dezelfde boeking betaalt, wordt het te veel betaalde bedrag na controle terugbetaald.
De deelnemer meldt een dubbele betaling zo snel mogelijk en verstrekt op verzoek een betaalbewijs.
Een terugbetaling wordt in beginsel uitgevoerd via de oorspronkelijke betaalmethode.
De verwerkingstijd kan afhankelijk zijn van de gebruikte bank, betaalprovider of betaalmethode.
Wanneer op grond van de wet, de overeenkomst of dit beleid recht bestaat op terugbetaling, wordt deze binnen de daarvoor geldende termijn verwerkt.
17. Officiële communicatie
Aqua Mind Athletics gebruikt voor officiële communicatie voornamelijk:
-
e-mail;
-
het boekingssysteem;
-
het contactformulier op de website; en
-
schriftelijk bevestigde berichten.
Telefoon en WhatsApp kunnen worden gebruikt voor praktische of operationele communicatie.
Annuleringen, herroepingen, formele klachten en andere juridisch relevante mededelingen moeten schriftelijk worden gedaan via e-mail, het daarvoor bestemde online formulier of een andere door Aqua Mind Athletics aangewezen schriftelijke methode.
Losse berichten of reacties via sociale media worden niet beschouwd als formele annulering, herroeping, klacht of wijziging van een boeking.
De deelnemer is verantwoordelijk voor het verstrekken van correcte contactgegevens en het controleren van ontvangen berichten en ongewenste e-mail.
18. Wijziging van het boekingsbeleid
Aqua Mind Athletics mag dit boekingsbeleid aanpassen voor toekomstige boekingen.
De versie die bij het aangaan van een overeenkomst beschikbaar was en door de deelnemer of opdrachtgever is geaccepteerd, blijft in beginsel op die overeenkomst van toepassing.
Een latere wijziging geldt niet automatisch voor bestaande boekingen.
Wanneer een wijziging van een bestaande boeking noodzakelijk is door wetgeving, veiligheid of zwaarwegende omstandigheden, informeert Aqua Mind Athletics de betrokken deelnemer of opdrachtgever schriftelijk en met inachtneming van diens wettelijke rechten.
19. Toepasselijk recht en geschillen
Op dit boekingsbeleid en de bijbehorende overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
Partijen proberen eventuele vragen of geschillen eerst onderling op te lossen.
Wanneer geen oplossing wordt bereikt, kan het geschil worden voorgelegd aan de volgens de wet bevoegde rechter.
Het recht van een consument om een geschil voor te leggen aan een rechter die op grond van dwingend consumentenrecht bevoegd is, blijft behouden.